活动策划对客人的名单以及相关信息必须进行统计！

你的目标观众是谁？谁将会被列入你的客人名单？，打算邀请哪些人？为什么邀请？活动多种多样，对象也就千差万别。你要确保参加活动的都是应该来的人，而不是能来屋子的人。如果你向某位客人发出邀请，一定要在请帖上写明是否可以转让给他人。在一些情況下由别人代替被邀请人是可以接受的，但在另外一些情况下，你可能会因为邀请的人数有限而需要确定优先顺序。这样的话，如果位于A組名单的客人不能参如，就应该用名单上的下一位客人代替。这种情况下你是很不愿意让你并不认识的人来代替你最初邀请的客人的。
需要谁来参加呢？如果想使这次活动引起媒体的关注，那么应该邀请多少记者？需要请政府官员来吗？应该请公同职员，还是顾客或供应商？如果同时邀请不同的群体将会产生计么样的效果？例如，一家饭店连锁集团在举办客户答谢活动时，既邀请了某些潜在的公司客户，又邀请了竞争对手公司的销售人员。当对手公司的销售人员竭力吸引这些潜在客户的注意力时，结果如何呢? 一方面是销售人员尽量靠近潜在客户，努力吸引他们的注意，希望能争取这些客户，遏制竞争对手.另一方面，这些潜在客户却如坐针毡，颇感尴尬。其实,他们可以把这次活动分为两场——一场为潜在客户举办，一场为那些销售人员举办。或者，如果饭店确实想展示自己的能力，也可以为所有人举办二次盛大的、引人注目的活动，但关键是，饭店要对客人之间会产生怎样互动做到心中有数，并根据活动的预期目标来决定邀请谁。
邀请多少人
在你开始为活动寻找举办场地之前，你必须知道将参加活动的客人人数以及活动所包括的一些内容。
下面是一些你需要考虑的事项：
需要安排过夜住宿吗？要为多少人安排？
客房数量应该根据一人一间还是两人一间来预订？
会不会需要VIP套房？
如果活动在白天举办，是否需要安排一个专门房间供客人更换衣服或者私下会晤之用？
需不需要提前退房或者延迟退房?
会议厅要能够容纳多少与会者？
打算怎么布置房间？是剧院式、8人圆桌式、U型，还是中空方形？需要有展示区吗？上餐的方式如何？是否需要留出空间摆放自助餐桌或者食品台呢？
是否需要安装背投、搭建舞台或设立翻译间？
是否需要一些分会议室，以便客人在主会议室会议结束后召开小型会议？有多少人参加分会？会议持续多长时间？每个分会议室如何布置？需要视听设备吗？
需要单独的房间供客人就餐或者茶歇吗？会有多少人参加？是站着还是坐着？
需要给工作人员提供房间或办公室吗？
需要一个僻静的区域来安排布置工作吗?这个区域要能够容纳多少人?
举办的活动属于什么类型？例如，有没有拍卖活动？需要多少张桌子?
招待会是站式的吗？是不是只安排一些零散的座位就可以了？是在个独立的区域举行吗？
晚餐是盘式的正式服务,还是自助餐？
如果是坐式宴会，餐桌是8人、10人圆桌还是长方形桌？
是否需要舞台、乐队或舞池呢？
客人概况:他们是谁
客人有什么年龄特征？
客人是和配偶一起来，还是一个人来？这是不带配偶的公司活动吗？（如果是，安排跳舞可能会不合适）。
参加筹款活动的赞助公司购买的是个人票，还是10人桌票?要带家庭成员和朋友来吗？客人构成情况如何？是公司人员、朋友和家庭成员，还是两者兼而有之？
会有儿童或者青少年参加吗？有大人陪同吗？要注意法律规定的饮酒年龄，提醒主办方检查他们的身份证。
客人们将乘坐什么交通工具？是自己开车来，还是乘坐接送客人的大巴？要考虑公共交通工具吗?
某家大公司准备主办一次由3000名年龄在19——24岁之间的年轻人参加的多媒体活动。对于这样的活动，是否具备方便的公交系统就成了选取活动举办地点的关鍵因素。
客人名单清单
准备名单：活动举办6个月前
至少提前8周时间来准备客人名单，要确保地址都是有效的，并标明互见。
客人名单：要注意消防部门所规定的最大房容量
如果忽视了消防部门在空间容量、安全出口、卫生间和标志等方面的规定，你的活动很可能会被取消。增加容量有多种方法，比如安装室外帐篷,增添更多的卫生间设备等。
注意邮件递送的时间和客人的回复日期。
客人是否会因为学校放假而出国了？圣诞节、新年、逾越节、复活节之类的节日是否会影响活动举办的时间？